Organiser un spectacle étudiant

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Déclarez votre spectacle
Si vous organisez un spectacle en salle ouvert au public, il est nécessaire de faire une demande d'autorisation en mairie(1). A priori, et si vous utilisez une salle de spectacle ayant déjà un agrément de sécurité(2) vous n'aurez pas de difficultés.
Toutefois, la mairie peut vous refuser l'autorisation pour différents motifs : non-respect de la sécurité (salles non conformes…) ou de l'ordre public, non-respect de la législation, etc. Si vous utilisez un lieu non prévu pour le spectacle comme une salle de sport, un stade, un entrepôt, il vous faudra obtenir un avis favorable de la commission de sécurité pour l'accueil du public.
Certains lieux relevant d'une autre autorité que celle du maire doivent faire l'objet d'une demande d'autorisation spécifique : à l'évêque ou au ministre de la paroisse pour les lieux de culte, à l'inspecteur de l'académie pour les locaux scolaires, au préfet ou au directeur de la Caisse nationale des monuments historiques pour les bâtiments classés ou inscrits.
Par ailleurs, une déclaration préalable du spectacle doit être faite auprès de la préfecture si l'organisateur n'est pas titulaire d'une licence d'entrepreneur de spectacles (cf. art.10 de l'ordonnance de 1945 modifiée).
La licence d'entrepreneur de spectacle et les associations étudiantes
La licence n'est pas obligatoire si l'organisation de spectacles n'est pas votre activité principale et que vous n'en organisez pas plus de six par an ou si le spectacle fait intervenir expressément et exclusivement des artistes amateurs non rémunérés.
Attention : Si la production de spectacle vivant est votre activité habituelle, vous devrez justifier de la licence d'entrepreneur du spectacle(3) et ce d'autant plus que le nouveau Code du travail, en vigueur le 1er mars 2008, vise à renforcer le rôle de l'inspection du travail dans le contrôle du respect de ce dispositif(4). Pour toute question relative à la licence d'entrepreneur du spectacle, adressez vous à la direction régionale des affaires culturelles (DRAC).
Les spectacles payants organiser par une assoc étudiante ou un BDE
Les spectacles payants doivent comporter une billetterie et sont soumis à des règles plus contraignantes : un billet extrait d'un carnet à souche ou d'un distributeur automatique ou, à défaut de remise d'un billet, un enregistrement dans un système informatisé(5), doit être remis pour toute entrée avant l'accès au lieu du spectacle et doit faire l'objet d'un contrôle manuel ou électronique.
Chaque partie du billet, ainsi que la souche dans le cas d'utilisation de carnets, doit porter de façon apparente ou sous forme d'informations codées :
  • le nom de l'exploitant ;
  • le numéro d'ordre du billet ;
  • la catégorie de la place à laquelle celui-ci donne droit ;
  • le prix global payé par le spectateur ou s'il y a lieu la mention de gratuité ;
  • le nom du fabricant ou de l'importateur si l'organisateur a eu recours à des carnets ou à des fonds de billets pré-imprimés ;
  • le numéro de la place et la séance à laquelle il donne droit ;
  • le numéro de la licence d'entrepreneurs du spectacle (art. 7 du décret 2000-609 du 29 juin 2000).
Une association étudiante doit-elle verser des cotisations sociales ?
Dans le cas où vous souhaitez rémunérer des artistes et que ce n'est pas votre activité principale (révélée, en pratique, par votre code APE), vous devez impérativement vous adresser au Guichet Unique de Spectacle Occasionnel (GUSO). Le GUSO permet de simplifier vos démarches liées aux cotisations sociales.
La déclaration de TVA
Si votre association n'organise pas plus de six manifestations répondant aux critères du code général des impôts(6) dans l'année, elle est exonérée de TVA et de relevé détaillé de dépenses dans les trente jours. Cependant, l'association doit établir les résultats de chacune des six manifestations exonérées.
Les associations étudiantes ou les BDE doivent aussi faire une déclaration Sacem
Vous devez déclarer votre manifestation artistique et retourner dûment approuvé et signé le contrat général de représentation à la Société des auteurs-compositeurs et éditeurs de musique (SACEM). L'utilisation de disques ou cassettes au cours d'un spectacle nécessite l'autorisation préalable du ou des producteurs de ces enregistrements.
La déclaration SACD
Si pour l'organisation d'un spectacle vous faites appel à une troupe extérieure, assurez-vous qu'elle détient bien l'autorisation préalable de l'auteur.
Si votre association a pour objet une activité identique à celle du spectacle (par exemple le théâtre), vous devez obtenir l'autorisation préalable de l'auteur et du délégué régional de la SACD.
Les assurances obligatoires et conseillées pour une assoc ou un BDE
Pour une association, organiser une manifestation comme un spectacle, représente des risques parfois inattendus. Vous devez souscrire une assurance responsabilité civile organisateur incluant les périodes de montage et démontage. Cette garantie doit porter sur le public, les participants (artistes, installateurs…), le matériel (salle, sono…), les engins motorisés…
Une garantie perte d'exploitation peut être souscrite en cas d'annulation suite à un cas de force majeure (événement imprévisible, irrésistible extérieur à l'assuré) et cas fortuit (accident) ou en cas d'indisponibilité des personnes indispensables.
La solution MAIF
Le contrat Raqvam collectivités garantit votre association ainsi que l'ensemble des risques liés à l'organisation d'un spectacle :
  • la responsabilité de l'organisateur à l'égard du public, des artistes, des salariés et bénévoles,
  • la salle prêtée ou louée,
  • le matériel utilisé : vidéo, sono…
Vous pouvez également souscrire une garantie annulation de spectacle pour faire face à un cas de force majeure, à un accident ou en cas d'indisponibilité des personnes indispensables au spectacle.
Plus d'informations sur : www.maif.fr
(1)à la préfecture de Police pour Paris, Lyon et Marseille.
(2)Voir la législation sur les établissements recevant du public, art R123-2 du code de la construction et de l'habitation.
(3)Ordonnance n° 45-2339 du 13 Octobre 1945, modifiée.
(4)Circulaire n° 2007/018 du 29 octobre 2007 (BO culture n°163, PDF)
(5)article 50 sexiesB de l'annexe IV du code général des impôts.
(6)article 261-7-1° c) du CGI
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